خطوات كتابة بريد إلكتروني احترافي
سواء كنت تريد كتابة بريد إلكتروني للتواصل مع زملائك في العمل أو إرسال بريد إلكتروني شخصي أو غير ذلك فمن الضروري أن تتبع القواعد والأسس للحصول على بريد إلكتروني فعال واحترافي يحقق الغرض المرجو منه.
سأشرح لك في هذا المقال طريقة كتابة بريد إلكتروني احترافي يجذب انتباه المستلم وينقل رسالتك بوضوح، بدايةً من تحديد المستلم بشكل صحيح، ثم استخدام تحية مناسبة في بداية البريد، وإنشاء محتوى واضح ومنظم، وانتهاءً بكتابة عبارة ختامية ملائمة لرسالتك.
سنشرح في الفقرات التالية الخطوات الأساسية لكتابة بريد إلكتروني:
- الخطوة الأولى: تحديد مستلمي البريد الإلكتروني.
- الخطوة الثانية: إلقاء التحية في بداية البريد الإلكتروني.
- الخطوة الثالثة: كتابة محتوى البريد الإلكتروني.
- الخطوة الرابعة: كيف تختم البريد الإلكتروني.
دعنا نناقش كل خطوة من هذه الخطوات بمزيد من التفصيل:
الخطوة الأولى: تحديد مستلمي البريد الإلكتروني
عند كتابة البريد الإلكتروني، من المهم إرسال البريد الإلكتروني إلى الأشخاص المناسبين وملء الحقول التي ستظهر لك وهي كالتالي:
- To: في هذا الحقل عليك كتابة بريد مستلم أو مستلمي البريد الإلكتروني الأساسيين، وهم الأشخاص الذين يكونون المعني الأول باستلام البريد الإلكتروني والاطلاع على محتواه.
- Cc: هذا هو الحقل الذي يتم إضافته لتحديد الأشخاص الإضافيين الذين تريد إرسال البريد لهم أو إعلامهم بأنك أرسلت البريد وهم ليسوا المعني الأول بمحتوى البريد الإلكتروني.
- Bcc: إذا كان هناك العديد من المستلمين للبريد الإلكتروني، يستخدم هذا الحقل لعدم ظهور عناوين البريد الإلكتروني لباقي المستلمين والحفاظ على خصوصية العناوين.
- Subject (الموضوع): يعبر هذا الحقل عن محتوى البريد الإلكتروني ويفضل أن يكون موجز (من 2 إلى 3 كلمات)
الخطوة الثانية: إلقاء التحية في بداية البريد الإلكتروني
من الضروري أن تبدأ رسالة البريد الإلكتروني بتحية أنيقة باسم المستلم وانتبة لطريقة إلقاء التحية حسب نوع البريد فإذا لم تكن متأكدًا من اسم الشخص الذي تتحدث إليه، يمكنك البدء بعبارات مثل "إلى السيد مدير الموارد البشرية تحية طبية وبعد" أو "إلى السيد مدير المبيعات أسعد الله أوقاتك" في بداية رسالتك.
بعد قسم التحية، يجب عليك أن تقدم مقدمة قصيرة عن نفسك وتوضح لماذا تكتب البريد الإلكتروني. يمكنك أن تشرح سبب كتابة البريد الإلكتروني وتعريف القارئ بمناسبته.
الخطوة الثالثة: كتابة محتوى البريد الإلكتروني
احرص عند كتابة محتوى البريد الإلكتروني على الالتزام بجملة من القواعد وأهمها:
- عبر عن طلبك بوضوح وبصورة موجزة، قم بتسليط الضوء على النقاط الهامة.
- اهتم بالنحو والقواعد وعلامات الترقيم، إذا كنت تكتب بالانجليزية تجنب استخدام الأحرف الكبيرة إلا إذا كان ضروريًا.
- تجنب استخدام الكثير من الرموز التعبيرية أو علامات التعجب.
- اكتب محتوى متناسب مع موضوع البريد الإلكتروني ولا تتحدث عن أمور جانبية خارج السياق.
الخطوة الرابعة: كيف تختم البريد الإلكتروني
يجب أيضًا أن تعتني بكيفية ختام البريد الإلكتروني بشكل مناسب وهنا يمكنك استخدام عبارات مختلفة حسب طبيعة المستلمين:
- إذا كان مستقبلو البريد الإلكتروني في نفس مستواك أو أقل أضف عبارة "لأخذ العلم" أو "بكل سرور"، ثم يتم إضافة عبارة "مع خالص التحية" أو "أتمنى لك يومًا سعيدًا" أو "أتمنى لك عملاً موفقًا".
- إذا كانوا في موقع أعلى: يتم إضافة عبارة "وفرت لحضرتكم كافة المعلومات"، ثم يتم إضافة عبارة "تحياتي" فقط.
- عند كتابة رسائل بريد إلكتروني إلى أشخاص قريبين إليك، من الجميل أن تنهي الرسالة بتمنيات جيدة مثل "أتمنى لك يوم سعيد"، "عطلة نهاية أسبوع سعيدة"، "أطيب التمنيات" مما يترك انطباعًا جميلاً.
7 نصائح مهمة لكتابة بريد إلكتروني احترافي
الموضوع: ابدأ بكتابة موضوع واضح ومختصر يلخص محتوى البريد الإلكتروني الذي سترسله.
- ابدأ رسالتك بتحية مناسبة للشخص أو الأشخاص الذين سترسل لهم البريد الإلكتروني. استخدم عبارة "السيد/السيدة" متبوعًا بالاسم إذا كنت تعرف الشخص جيدًا، وإذا لم يكن لديك معلومات كافية، يمكنك استخدام "عزيزي/عزيزتي" أو "سيدي/سيدتي"، أو "إلى الأشخاص المعنيين".
- في بداية البريد الإلكتروني قدّم نفسك بإيجاز ثم اعرِض سبب كتابة البريد الإلكتروني بشكل واضح ومختصر.
- المحتوى: في الجزء الأساسي من البريد الإلكتروني، قدّم المعلومات بشكل واضح ومنظم. قم بتوضيح نقاطك الرئيسية بطريقة مباشرة ومختصرة. قد تستخدم فقرات مرقمة أو علامات استفهام لإظهار الأفكار المهمة.
- الاهتمام بالتفاصيل: تأكد من أن البريد الإلكتروني خالٍ من الأخطاء الإملائية والنحوية. قم بمراجعة البريد الإلكتروني قبل الإرسال للتأكد من أنه يحمل المعلومات المطلوبة بشكل صحيح ومفهوم.
- في نهاية البريد الإلكتروني، استخدم تعبيرات احترافية لإنهاء البريد مثل "مع خالص التحية"، "شكرًا جزيلاً"، "تحياتي الحارة"، متبوعة بتوقيعك الشخصي ومعلومات الاتصال إن لزم الأمر.
- المراجعة والتدقيق: قبل النقر على زر "إرسال"، تأكد من مراجعة البريد الإلكتروني بعناية للتأكد من أن جميع التفاصيل صحيحة وأن اللغة والأسلوب احترافيين.
- تذكر دائمًا أن تتجنب استخدام لغة غير لائقة أو غير مناسبة، وأن تبقى محترمًا واحترافيًا في جميع تعاملاتك البريدية.
الخاتمة
في الختام تذكر أن كتابة بريد إلكتروني فعال ومؤثر يمكن أن يفتح أبوابًا جديدة ويساهم في نجاحك في العمل والحياة الشخصية. باتباع الخطوات والنصائح التي وضحناها في هذا المقال، يمكنك بناء رسائل إلكترونية احترافية تنقل رسالتك بوضوح وتحقق التأثير المرجو.
لا تنسَ أيضًا أن العمل على تحسين مهاراتك في كتابة البريد الإلكتروني يستغرق الوقت والممارسة. كلما قمت بممارسة وتعلم المزيد، ستصبح أكثر ثقةً ومهارةً في التواصل عبر البريد الإلكتروني وستلاحظ الفرق في استجابة المستلمين وفعالية تواصلك الشخصي والمهني.
اجعل رسائل بريدك الإلكتروني تعكس احترافيتك وتميزك الشخصي.
