تهدف مراجعات الأداء إلى تقييم أداء الموظفين بناءً على معايير محددة والمقارنة بين الأهداف المحددة مسبقًا والتوقعات المطلوبة وهي تشمل مراجعات تقديم تعليقات وتقييمات حول القدرات والمهارات والإنجازات والسلوك المهني وتطوير الموظفين.

تستخدم نتائج استمارات الأداء لتحسين الأداء الفردي والجماعي في المؤسسة واتخاذ قرارات إدارية مثل تحديد الرواتب والمكافآت والترقيات والتدريب والتطوير المهني وتحسين أداء الموظفين في المستقبل.

تتم مناقشة هذه الاستمارات مع الموظفين ويجب أن تتمتع هذه المناقشة بالشفافية ويسودها الاحترام المتبادل بين الموظف ومدير الموارد البشرية وعليك كموظف أن تشعر بالارتياح في مقابلة مراجعة الأداء وتتواصل مع مديرك بفعالية.

ما هي مراجعات الأداء؟

مناقشة استمارات الأداء أو مراجعات الأداء هي مقابلة يقوم بها مدير الموارد البشرية مع الموظفين لتوجيههم بشأن أدائهم وتقديم ملاحظات وتعليقات بناءة حول أداء الموظف وتحقيق الأهداف المحددة. 

يتم تنظيم هذه المناقشات بشكل منتظم سنويًا أو كل ستة أشهر وتشمل عادةً مدير الموظف والموظف نفسه يتم خلالها استعراض استمارة الأداء التي تحتوي على تقييمات وتعليقات مكتوبة حول أداء الموظف في مجالات مثل الإنجازات، الكفاءات، الأهداف، والتطوير المستقبلي.

 يتم استخدام هذه المناقشات لتحفيز التواصل بين المدير والموظف، وتوفير توجيه وتعليقات بناءة، وتحديد الفرص للتطوير والتدريب، وتعزيز تحقيق الأهداف الشخصية والتنظيمية.

تتيح مناقشات استمارات الأداء للمدير والموظف فرصة لمناقشة التحديات والإنجازات ووضع الأهداف المستقبلية، وتعزز فهم الأداء والتوقعات والمسار الوظيفي للموظف. تعد هذه المناقشات فرصة لتعزيز الشفافية بين الإدارة والموظفين وتعزيز التطوير المهني والرضا الوظيفي للموظفين.

ما أهم أسئلة مراجعات الأداء؟

قد يطرح مدير الموارد البشرية مجموعة متنوعة من الأسئلة أثناء تقييم الأداء حسب سياسة الشركة وأهداف التقييم والمواضيع المطروحة، ويهدف مدير الموارد البشرية من خلال هذه الأسئلة إلى الحصول على رؤية شاملة لأداء الموظف وتحديد نقاط القوة والضعف والفرص التطويرية.

وإليك قائمة بأبرز هذه الأسئلة وأمثلة على كيفية الإجابة عنها:

ما هي الإنجازات التي حققتها خلال الفترة الماضية؟

أفضل إجابة لهذا السؤال تكون صادقة وموجهة نحو الإنجازات الفعلية التي حققتها خلال الفترة الماضية. يجب أن تتضمن الإجابة تفاصيل محددة عن الإنجازات وتأثيرها الإيجابي على العمل والفريق أو الشركة بشكل عام. كما يمكنك ذكر أرقام وإحصائيات لتوضيح النتائج التي حققتها.

قد تشمل الإجابة ما يلي:

• قمت بإنجاز مشروع كبير بنجاح وفقًا للمواعيد المحددة وتحت الميزانية المخصصة، وحصلت على تقدير من العملاء والفريق.
• نجحت في زيادة حجم المبيعات بنسبة 15٪ خلال الربع الأخير عن طريق توسيع قاعدة العملاء وتحسين استراتيجيات التسويق.
• قمت بتطوير نظام جديد لإدارة المخزون يساهم في تحسين كفاءة العمليات وتقليل التكاليف.
• تم تعزيز علاقاتي مع العملاء الرئيسيين وتم تحقيق زيادة بنسبة 30٪ في حجم الأعمال من خلال إقامة شراكات استراتيجية.

هل واجهت تحديات خلال العمل وكيف تعاملت معها؟

أفضل إجابة لهذا السؤال تشمل التحديات التي واجهتها بصدق وشفافية، وكيفية التعامل معها بشكل فعال، يمكن أن تجيب كالأتي:

• نعم، واجهت تحديًا كبيرًا في إدارة مشروع مع الوقت المحدود والموارد المحدودة. لتجاوز هذا التحدي، قمت بتحديد أولويات العمل وتنظيم المهام بشكل أفضل، وعملت على تنسيق الفريق وتحفيزه لتحقيق الأهداف المحددة. أيضًا، قمت بتوسيع شبكة التعاون مع الأقسام الأخرى للحصول على المساعدة والدعم الإضافي.
• تحدتني تغيرات في السوق وتطور التكنولوجيا. للتعامل مع هذه التحديات، قمت بالبقاء مطلعًا على أحدث الاتجاهات والتطورات في صناعتنا، واستثمرت في تحسين مهاراتي ومعرفتي. قمت أيضًا بتشكيل فريق عمل متعدد التخصصات للتعاون والابتكار، وقمت بتكوين شراكات استراتيجية مع مزودي الخدمات والشركاء لمواكبة التغيرات.
• واجهت تحديات في التواصل مع أعضاء الفريق الذين ينتمون إلى ثقافات وخلفيات مختلفة. لتجاوز هذه التحديات، قمت بتعزيز التواصل الفعال وبناء علاقات قوية مع الأفراد، وأظهرت الاحترام والتسامح تجاه التنوع. أيضًا، عقدت ورش عمل وتدريبات لتعزيز التفاهم الثقافي وتعزيز روح الفريق.

تأكد من أن الإجابة تظهر قدرتك على التحدي والتكيف والتعامل بشكل بناء مع التحديات المهنية التي تواجهك وكيفية استخدام الإبداع والتعاون لتحقيق النجاح في الوجهة المطلوبة.

هل حققت الأهداف المحددة لك خلال الفترة الماضية؟

عند الإجابة على هذا السؤال  يمكنك اتباع الخطوات التالية لتقديم إجابة فعالة:

•  قم بتحديد الأهداف المحددة: استعرض الأهداف التي تم تحديدها لك خلال الفترة الماضية. يمكن أن تشمل الأهداف المحددة زيادة الإنتاجية، تحسين الجودة، تحقيق أهداف المبيعات، تنفيذ مشروع محدد، أو أي هدف مهني آخر يتعلق بمسؤولياتك وتطلعاتك.
•  تقييم التقدم: قم بتقييم الأهداف وقدّر مدى تحقيقها. استند إلى معايير قياسية محددة ونتائج قابلة للقياس لتحديد ما إذا كنت قد حققت الأهداف بشكل جزئي أو كامل.
•  استعراض النتائج: أشر إلى النتائج الملموسة والإنجازات التي حققتها في اتجاه تحقيق الأهداف. اذكر الأرقام والإحصائيات والأمثلة الواقعية التي تدعم تحقيق الأهداف.
•  توضيح العوائق: إذا واجهت أي تحديات أو عوائق أثناء محاولتك تحقيق الأهداف، تحدث عنها بشفافية. اذكر كيف تعاملت مع هذه العوائق وأي استراتيجيات اتبعت للتغلب عليها.
• التطوير المستقبلي: تكلم عن الخطوات التي تعتزم اتخاذها للارتقاء بأدائك في المستقبل وتحقيق الأهداف المستقبلية. اذكر الجوانب التي ترغب في تحسينها والتدريبات أو الإجراءات التي تخطط لاتباعها لتحقيق التحسين.

من الأهمية بمكان أن تكون صادقًا وموضوعيًا في الإجابة، مع ذكر الإنجازات والتحديات بشكل واضح. يمكن أن تدعم إجابتك بأمثلة وأدلة ملموسة لإثبات تحقيق الأهداف أو المساهمة في تحقيقها.

هل قمت بتنمية مهاراتك أو حصولك على تدريبات إضافية؟

أجب كالتالي: 

• نعم بالطبع قمت بتنمية مهاراتي وحصولي على تدريبات إضافية خلال الفترة الماضية. أدرك أهمية التطوير المستمر والتحسين المهني، ولذلك سعيت للاستفادة من الفرص التدريبية والتطويرية المتاحة.
• أعتقد أن تنمية المهارات والتطوير المستمر يساهمان في تحقيق النجاح المهني وتقديم قيمة مضافة للشركة. لذا، أنا ملتزم بمواصلة تنمية مهاراتي والبحث عن فرص التعلم والتدريب المستمر لتحقيق الأداء المتميز.
• قمت بحضور دورات تدريبية خاصة بمجال عملي، وقمت بتطوير مهاراتي في مجالات مثل القيادة، التواصل الفعال، وإدارة الوقت. أيضًا، شاركت في ورش عمل تفاعلية وندوات تعليمية لاكتساب المعرفة وتبادل الخبرات مع زملائي في المجال.
•  قمت بالمشاركة في برامج تدريبية داخلية في الشركة، التي تهدف إلى تطوير المهارات الفنية والقيادية. استفدت من فرص العمل الجماعي والمشاريع المشتركة لتطبيق المهارات الجديدة التي اكتسبتها.

كيف تعمل ضمن الفريق وما هي إسهاماتك في تعزيز التعاون والعمل الجماعي؟

أخبر مديرك أنك ملتزم بأن تكون عضوًا فعالًا وإيجابيًا في الفريق، وتسعى جاهدًا لتعزيز التعاون والعمل الجماعي لتحقيق نجاح الفريق بأكمله وتحقيق الأهداف المشتركة من خلال إجابات كالتالي:

أعتبر العمل الجماعي وتعزيز التعاون أمرًا مهمًا في بيئة العمل. أسعى دائمًا للعمل بشكل فعال ضمن الفريق وتعزيز روح التعاون والعمل الجماعي. إليك بعض الطرق التي أعمل بها في هذا الصدد:

1. التواصل الفعال: أؤمن بأهمية التواصل المفتوح والصادق مع أعضاء الفريق. أسعى للاستماع إلى وجهات نظرهم والتعاون معهم لتحقيق الأهداف المشتركة.

2. تقديم المساعدة: أكون مستعدًا لتقديم المساعدة لزملائي في الفريق عند الحاجة. أشارك المعرفة والخبرات المكتسبة معهم وأقدم الدعم الذي يساعدهم في أداء أعمالهم بشكل أفضل.

3. تحفيز روح الفريق: أحرص على تعزيز روح الفريق والانتماء له. أنشئ جوًا إيجابيًا وملهمًا في الفريق وأعمل على بناء علاقات محترمة ومتعاونة مع الجميع.

4. تقديم الأفكار والمساهمات: أقدم الأفكار والمساهمات الإيجابية في جلسات العمل والمناقشات. أحرص على المشاركة الفعَّالة وتقديم الحلول والتحسينات التي تساهم في تحقيق أهداف الفريق.

5. حل المشكلات : عندما تنشأ مشكلات داخل الفريق، أعمل على حلها بطرق بناءة ومسؤولة وأسعى لتحقيق التفاهم والوئام بين الأعضاء والعمل على تحويل التحديات إلى فرص للتعلم والتطوير.

هل لديك أي تحديات أو احتياجات تطويرية تود مناقشتها؟

عند الإجابة على سؤال "هل لديك أي تحديات أو احتياجات تطويرية تود مناقشتها؟" يمكنك اتباع الخطوات التالية لتقديم إجابة فعالة:

•  قم بتحديد التحديات أو الصعوبات التي تواجهها في العمل أو المهارات التي تحتاج إلى تطويرها. يمكن أن تشمل هذه التحديات أمورًا مثل زيادة فهمك لأدوات أو تقنيات معينة، أو تحسين مهارات التواصل أو القيادة.
• كن صريحًا في ذكر التحديات والاحتياجات التطويرية. قد يكون من المفيد ذكر الأمثلة الواقعية التي توضح تلك التحديات والاحتياجات.
•  قدم بعض الأفكار أو الاقتراحات حول كيفية تحسين أو تطوير المهارات التي تحتاجها. قد يكون لديك فكرة عن دورات تدريبية أو ورش عمل يمكن أن تساعدك في تطوير تلك المهارات.
•  اطلب الدعم من المدير أو فريق الموارد البشرية لتلبية احتياجاتك التطويرية. قد يتم تقديم برامج تدريبية أو فرص للتعلم عن بُعد تساعدك في تحقيق تلك الاحتياجات.
• أكد على استعدادك للاستثمار في تطوير نفسك وتحسين مهاراتك. أظهر رغبتك في العمل على تخطي التحديات وتطوير قدراتك من أجل تحقيق النجاح المهني.

كيف ترى فرص التطوير المهني في المستقبل؟

من الأهمية بمكان أن تكون صادقًا في إجابتك وأن تعبر عن رؤيتك للتطوير المهني المستقبلي بشكل واضح، إليك بعض النصائح لإجابة مناسبة:

• تحدث عن الاهتمامات والمجالات التي تود تطويرها في مسيرتك المهنية. يمكن أن تشمل هذه المجالات تطوير المهارات الفنية أو القيادية، اكتساب المعرفة في مجال جديد، أو تحقيق نمو وتقدم في مسار وظيفي محدد.
• قم بتحليل صناعتك أو مجال عملك وتحديد الاتجاهات والتطورات المستقبلية. ابحث عن الفرص الناشئة والتحديات المحتملة التي يمكن أن تؤثر على مجال عملك.
• أعرب عن استعدادك للاستثمار في التعلم المستمر وتطوير مهاراتك. أشير إلى رغبتك في متابعة برامج تدريبية، ورش عمل، أو دراسات تعليمية إضافية لتطوير نفسك والحصول على المهارات التي تحتاجها في المستقبل.
• تحدث عن الفرص المحتملة التي تعتقد أنها يمكن أن تسهم في تطويرك المهني. اطلب الدعم من الشركة أو المدير أو فريق الموارد البشرية في توفير فرص التطوير المناسبة لك، مثل التدريبات أو البرامج التطويرية الداخلية.
• أظهر رغبتك في النمو والتطور المستمر وتحمل التحديات لمواكبة المتطلبات المستقبلية وتحقيق النجاح المهني.

هل تلتزم بالقيم والمبادئ الأخلاقية للشركة؟

هل تستفيد من الدعم والتوجيه من المدير الفني أو الزملاء؟

لا تقل هذه الأشياء في مناقشة استمارات الأداء

1. هذه ليست غلطتي

إذا سالك مدير الموارد البشرية عن سبب وقوع مشكلة ما أو تراجع في الأداء  والإنتاجية فقد تتسرع وتقول أن هذا ليس خطأك من باب الدفاع عن نفسك. ولكن مراجعة الأداء ليس الوقت المناسب لتشرح لمديرك أن هذا ليس خطأك فهذا يجعلك تبدو بمظهر غير احترافي وغير ناضج.

بدلاً من أن تقول أنه لم يكن خطأك أخبر مديرك أنك تقر بوجود تناقص في الإنتاجية مؤخرًا لكنك ستعمل على تدارك الأمر في المستقبل ووضع خطة لتحسينه.

2. لا تقل لمديرك "لكن أنت قلت هذا"

من أساسيات التواصل أن لا تضمن في حوارك عبارات مثل أنت قلت أنني سأحصل على زيادة في الراتب أو أنت لم تحدد المتطلبات بوضوح فهذه العبارات فيها نوع من الاتهام لمديرك، يمكن أن تقول أنا  فهمت كذا، عذرًا كنت مشتت الذهن ولم أنتبه للتفاصيل. 

3. لا تكرر قول نعم لكل شيء 

فالموافقة على كل أمر ليس من صفات الشخصية والأشخاص الذين يقولون دائمًا نعم غالبًا لا يفكرون بشكل مستقل ويمكن أن يكونوا غير صادقين.

4. لا تقل أن النتائج الجيدة جهد جماعي

نحن بطبيعتنا نشعر بالاحراج عند تلقي الثناء لكن ضع تواضعك جانبًا ولا  تحول إنجازاتك الشخصية إلى إنجازات الآخرين في تقييم الأداء فهو الوقت المثالي لتبرهن لمديرك أنك تقدم إضافة قيمة لشركتك فإذا أخبرك مديرك أنك أحرزت نتائج ممتازة يمكن أن تقول له شكرًا أنا فخور بهذا الإنجاز والشكر موصول  لفريق العمل فمن دونه لم أكن لأحقق الأهداف المرجوة.  

5. لا تقل لمديرك أنتم غير عادلون معي

إذا كنت تشعر بالمظلومية في العمل سواء من ناحية الراتب أو ضغط العمل فهذه بالطبع مشاعر مشروعة لكن لا تخبر مديرك بهذا أثناء تقييم الأداء فالعدل في مكان العمل أمر نسبي وعاطفي وبدلًا من ذلك فكر في سبب شعورك بالظلم وحدد بالضبط ما هو غير عادل وأخبر مديرك عنه بلغة محايدة مدعومة بالحقائق

6. لا تطلب زيادة في الراتب خلال تقييم الأداء

من الأفضل طلب زيادة راتب في لقاء منفصل عن تقييم الأداء فهذا يمنح الجانبين وقتًا للتفكير والتحضير بشكل مناسب وقبل طلب الزيادة حضر إجابات لأسئلة مثل سبب طلبك للزيادة في الراتب وكيفية تبريرها وقدم أمثلة على الأعمال الناجحة التي قمت بها وكيف ساهمت في تحقيق أهداف الشركة وضع في اعتبارك  سياسات ومعايير الشركة بشأن طلبات الزيادة في الراتب. 

عند الرد على مدير الموارد البشرية حول نقاط الضعف الخاصة بك، هنا بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك في التعامل مع الموقف:

1. قم بالتحضير: قبل المناقشة، قم بتحليل وفهم نقاط الضعف التي تم تحديدها في تقييمك. حاول أن تكون واضحًا بشأن التحديات التي تواجهها وكيف تؤثر على أدائك.

2. اعترف بالضعف: اعترف بالنقاط التي تم تحديدها وكن صريحًا بشأنها. قد يكون من الأفضل أن تبدي استعدادك للعمل على تحسين هذه النقاط والتعلم منها.

3. كن إيجابيًا ومستعدًا للتحسن: عرِّف المدير بالإجراءات التي اتخذتها بالفعل للتغلب على هذه النقاط الضعيفة وتحسين أدائك. اذكر أي تدريب أو دورات تعليمية قد قمت بها لتطوير مهاراتك. أظهر استعدادك للتعلم المستمر والعمل على تحسين نفسك.

4. اسأل عن الدعم والمساعدة: استغل هذه الفرصة لطلب المشورة من المدير بشأن كيفية تحسين نقاط الضعف الخاصة بك. اسأله عما إذا كان هناك تدريبات أو موارد إضافية يمكن أن تدعمك في تعزيز مهاراتك.

5. كن مستعدًا للتعاون: أبدي استعدادك للتعاون مع المدير وفريق الموارد البشرية للعمل على تطوير نقاط الضعف الخاصة بك. قد يقدمون نصائح ومساعدة في وضع خطة عمل لتحسين أدائك.

6. حافظ على الاحترام والاحتفاظ بروح إيجابية: تذكر أن الهدف النهائي هو تطوير أدائك وتحسينك كموظف. حافظ على الاحترام واستمع بانفتاح إلى ملاحظات المدير. اجعل الحوار بناءً واستفد من الفرصة للتطور والنمو المهني.

تذكر أن نقاط الضعف هي جزء من العملية التطويرية، وعندما تتعامل معها بشكل إيجابي وتتعاون مع الفريق، فإنك تظهر التزامك بالتحسن وتحسين فرص نجاحك المستقبلية.

تختلف نقاط القوة التي يفضلها كل مدير للموارد البشرية من مؤسسة لأخرى لكن هناك ثوابت يبحث عنها أي مدير لدى موظفيه وقد تتساءل:

ماهي نقاط قوتك التي يفضلها مديرك في العمل؟

 يفضل مدير الموارد البشرية عادةً الموظفين الذين يمتلكون عدة نقاط قوة مثل:

• مهارات فنية في مجال العمل
• قدرة جيدة في التواصل الجيد مع الآخرين.
• تحمُّل المسؤولية واتخاذ القرارات الصائبة وتوجيه الآخرين بفعالية.
• القدرة على تحليل المعلومات، واستنتاج النتائج، واتخاذ قرارات صائبة بناءً عليها.
• قدرات تنظيمية وإدارة الوقت والموارد بشكل فعال.
• التفكير خارج الصندوق وتوليد الأفكار الجديدة والإبداعية واقتراح حلول مبتكرة للتحديات.
• القدرة على العمل ضمن فريق والتعاون مع الزملاء وبناء علاقات إيجابية ومتعاونة مع الآخرين.

احرص على تأكيد وجود هذه السمات فيك لمديرك وأنك تطورها باستمرار من خلال الإجابة بذكاء على كافة أسئلته في مراجعات الأداء.